"Independente e mais resiliente": grommunio no município de Radolfshausen

Cada vez mais municípios, incluindo muitos mais pequenos, estão a abandonar o Microsoft Exchange e a adotar a alternativa europeia de código aberto grommunio. Um deles é o Município Conjunto Radolfshausen, situado a leste de Göttingen.

Neste local, um parceiro da grommunio assegura agora que mais de 40 caixas de correio municipais em Radolfshausen funcionam sem problemas e estão acessíveis de forma fiável aos cerca de 7.500 residentes.

Adeus, Microsoft

Na [“Samtgemeinde”] (https://de.wikipedia.org/wiki/Samtgemeinde) (o termo não vem da palavra alemã para veludo “Samt”, mas da palavra “gesamt”), onze municípios uniram-se em 1973 para realizar as tarefas que lhes foram atribuídas de forma centralizada e eficiente. Isto não é invulgar; só na Baixa Saxónia, existem mais de uma centena de municípios conjuntos.

Tal como muitos outros municípios, Radolfshausen sempre confiou na Microsoft, mas o descontentamento tinha crescido recentemente devido ao aumento dos custos, às questões de segurança e à falta de soberania digital, resultando numa dependência maciça. O ímpeto final para agir veio dos aumentos de preços do fornecedor, das recomendações do Gabinete Federal de Segurança da Informação (BSI) e da pressão do fabricante relacionada com a proteção de dados para passar para a nuvem.

“A transparência no desenvolvimento de software é simplesmente extraordinária” - Lothar Jagemann (TI) e Jonas Wucherpfennig (Chefe de Departamento Adjunto), aqui fotografados no Lago Seeburg no Município Conjunto de Radolfshausen, estão entusiasmados com a migração para a grommunio.

Sem alternativa: grommunio

Após uma análise aprofundada apoiada pelo parceiro da grommunio C4 Computer Consulting GmbH, os responsáveis determinaram que a grommunio era uma alternativa viável ao Exchange para o município conjunto.

No entanto, o fator mais decisivo foi a interação dos componentes do servidor Postfix, Rspamd e Piler (para correio, anti-spam e arquivo). As conversas com outros clientes de referência da grommunio, como a cidade de Lengerich, também ajudaram muito. Outros fornecedores e soluções alternativas não conseguiram satisfazer os requisitos.

A concorrência de código aberto faz pender a balança

Quando a Associação Municipal de Processamento de Dados de Oldenburg (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) participou no concurso nacional [open-source competition] (https://open-source-wettbewerb.de/voting/rspamd/) para a administração pública com o Rspamd, a decisão foi finalmente tomada a favor da grommunio. O concurso destina-se “às administrações públicas a nível federal, estatal e local que utilizam software de código aberto (OSS) como chave para a transformação digital da sua administração”

Anti-spam já integrado com o Rspamd

Esta função também se adequa perfeitamente à grommunio, especialmente porque o groupware de código aberto já tem o filtro de spam Rspamd integrado - uma grande vantagem em relação às soluções Exchange “tradicionais” e uma simplificação significativa para os administradores e utilizadores no seu trabalho diário. “Na digitalização da administração pública, ‘o Rspamd como filtro de spam de código aberto representa um avanço técnico significativo’, de acordo com o KDO.”

A interface de administração do servidor grommunio em Radolfshausen. A aplicação requer muito poucos recursos e funciona numa máquina virtual num centro de dados municipal.

”Muito estável desde o início”

Mas os filtros de spam modernos não são a única razão pela qual vale a pena mudar para o software de código aberto. Hoje, vários meses e experiências depois, o administrador Lothar Jagemann diz: “Migrar do Exchange para o grommunio é viável. Embora sejam certamente necessárias alterações quando se empreende um projeto deste tipo, a grommunio tem funcionado de forma muito estável desde o início. Como resultado, a aceitação dos funcionários é muito elevada. Nos últimos 3 meses, apenas tivemos de renovar 2 perfis."

"A migração vale a pena” - “uma alternativa bem-sucedida e robusta ao Exchange”

De acordo com Jonas Wucherpfennig, diretor-adjunto do departamento, esta é uma prova clara de que “não vale a pena seguir sempre o caminho mais fácil e de menor resistência. Hoje, podemos dizer com toda a certeza: a grommunio é uma alternativa bem sucedida, intuitiva e digitalmente inteligente aos sistemas de intercâmbio tradicionais para a administração pública”

Rspamd em ação em Radolfshausen

Migração num fim de semana

Para garantir que a migração decorria sem problemas, os administradores começaram com uma fase de teste na qual exportaram e importaram dados do sistema de teste. Os testes subsequentes foram realizados utilizando as versões mais recentes de 64 bits do Outlook (LTSC, 2024) e várias aplicações de linha de negócio. Quando ficou claro que não surgiriam problemas inesperados, a migração real foi concluída durante um fim de semana, em segundo plano e sem que os utilizadores se apercebessem de nada.

”Só tem de experimentar”

E tudo aconteceu muito rapidamente: a migração foi concluída apenas alguns meses após o início do projeto. “Qualquer pessoa que empreenda uma migração como esta apercebe-se rapidamente de que mudar de servidor de correio é a forma mais fácil de se libertar da Microsoft, pelo menos parcialmente. Só é preciso tentar”, explica Lothar Jagemann.

Custos operacionais significativamente mais baixos

“É evidente que uma migração como esta custa mais inicialmente do que a solução atual, o que é normal em qualquer migração. Mas mesmo agora, com tudo a funcionar corretamente, os custos operacionais são significativamente mais baixos do que com a Microsoft”, explica Wucherpfennig.

“Ao mesmo tempo, porém, temos agora muito mais funcionalidades, apesar de os processos de trabalho permanecerem os mesmos. É verdade que nós, nas TI, temos agora mais responsabilidade, mas isso normalmente também significa soluções mais rápidas para os utilizadores. E as perspectivas são óptimas, porque, se quisermos, também podemos introduzir o Mattermost, o Jitsi e o Nextcloud - a Grommunio fornece estes componentes, mas ainda não os estamos a utilizar.”

Webmail protegido com Keycloak e 2FA

Atualmente, mais de 40 pessoas já estão a utilizar o produto da grommunio - na administração, TI, municípios e escolas. O sistema utiliza o próprio servidor de correio, a interface de webmail protegida com a autenticação de dois factores Keycloak, a solução de arquivo incorporada e várias técnicas anti-spam. Para além do já mencionado Rspamd, o Fail2Ban (os servidores de remetentes indesejados podem ser completamente bloqueados mediante pedido), bem como as listas brancas e negras, também são utilizados para poupar os funcionários, tanto quanto possível, de e-mails indesejados de casinos online, vendedores de produtos médicos e príncipes de terras distantes.

Protegido com Keycloak e autenticação de dois factores: A interface Web do grommunio.

Desejos e desafios

Existem também desejos de desenvolvimento futuro. Os utilizadores e os administradores gostariam de ter controlos de acesso mais precisos, por exemplo, para os calendários: Durante a migração, verificou-se, por exemplo, que o acesso de escrita a um calendário continua a exigir a partilha de toda a caixa de correio.

Também no backend, a equipa da Radolfshausen gostaria de ter algumas funcionalidades, embora estas sejam atualmente tratadas por scripts e automatizações do C4, como a limpeza de e-mails antigos (apagados). Atualmente, essas tarefas são tratadas por simples scripts Bash através de tarefas cron. Parceiros como a C4 asseguram assim a modularidade e a segurança das actualizações. Os novos utilizadores apreciariam certamente mais funcionalidades e dicas úteis na interface de administração. Além disso, existe um desejo de notas de lançamento e informações mais detalhadas nos roteiros e actualizações.

Transparência

Para o município conjunto, no entanto, o código aberto e o espírito de comunidade também desempenham um papel importante: “A transparência no desenvolvimento de software é simplesmente extraordinária; a comunidade testa o software, todas as informações são partilhadas e as novas funcionalidades só são lançadas depois de passarem nos testes dos utilizadores.

Só então são incorporadas nas versões empresariais com suporte através de actualizações.” Em Radolfshausen, as pessoas estão familiarizadas com o conceito de outras ferramentas OSS, como o Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, ou mesmo do minicomputador e projeto educativo Raspberry Pi.

Difícil de atribuir um preço: Benefícios estratégicos, independência

Mesmo sem utilizar plenamente as capacidades da grommunio, os benefícios para a administração municipal conjunta são claros: segue as recomendações do BSI, utiliza software europeu digitalmente soberano e confia em software de código aberto moderno, transparente e rastreável. Todas estas vantagens são difíceis de avaliar, segundo os responsáveis.

Tire partido da estrutura de licenciamento da grommunio: [Preços] (/pricing/).