"Onafhankelijker en veerkrachtiger": grommunio bij de gemeente Radolfshausen

Steeds meer gemeenten, waaronder veel kleinere, stappen af van Microsoft Exchange en gaan over op het Europese open-source alternatief grommunio. Een van hen is de [Radolfshausen] (https://www.radolfshausen.de) Gemeenschappelijke Gemeente, gelegen ten oosten van Göttingen.

onafhankelijke en meer veerkrachtige grommunio in Radolfshausen - weblogo](/img/posts/26-04-21_Radolfshausen-Weblogo.webp)

Daar zorgt een grommunio-partner er nu voor dat meer dan 40 gemeentelijke brievenbussen in Radolfshausen probleemloos werken en betrouwbaar toegankelijk zijn voor de ongeveer 7.500 inwoners.

Tot ziens, Microsoft

In de “Samtgemeinde” (de term komt niet van het Duitse woord voor fluweel “Samt” maar van het woord “gesamt”) bundelden elf gemeenten in 1973 hun krachten om de aan hen toegewezen taken centraal en efficiënt uit te voeren. Dit is niet ongewoon; alleen al in Nedersaksen zijn er meer dan honderd van dit soort gemeenten.

Net als veel andere gemeenten was Radolfshausen altijd afhankelijk geweest van Microsoft, maar recentelijk was er ontevredenheid ontstaan over de stijgende kosten, veiligheidsproblemen en het gebrek aan digitale soevereiniteit, wat resulteerde in een enorme afhankelijkheid. De uiteindelijke impuls voor actie kwam van prijsverhogingen door de provider, aanbevelingen van het Federale Bureau voor Informatiebeveiliging (BSI) en de druk van de fabrikant met betrekking tot gegevensbescherming om over te stappen naar de cloud.

onafhankelijker en veerkrachtiger grommunio in Radolfshausen - Lothar Jagemann (IT) en Jonas Wucherpfennig (plaatsvervangend afdelingshoofd) in Radolfshausen](/img/posts/26-04-21_Jagemann-Wucherpfennig.webp)

“De transparantie in softwareontwikkeling is gewoon uitstekend” - Lothar Jagemann (IT) en Jonas Wucherpfennig (plaatsvervangend afdelingshoofd), hier op de foto aan het Seeburgmeer in de gemeenschappelijke gemeente Radolfshausen, zijn enthousiast over de migratie naar grommunio.

Geen alternatief: grommunio

Na een grondige analyse, ondersteund door grommunio partner C4 Computer Consulting GmbH, stelden de verantwoordelijken vast dat grommunio een levensvatbaar alternatief was voor Exchange voor de gemeente.

De meest doorslaggevende factor was echter de interactie van de servercomponenten Postfix, Rspamd en Piler (voor mail, anti-spam en archivering). Gesprekken met andere referentieklanten van grommunio, zoals de stad Lengerich, hebben ook veel geholpen. Andere aanbieders en workarounds konden niet aan de eisen voldoen.

Open-source concurrentie doet de weegschaal doorslaan

Toen de Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) deelnam aan de landelijke [open-source competitie] (https://open-source-wettbewerb.de/voting/rspamd/) voor openbaar bestuur met Rspamd, viel de beslissing uiteindelijk in het voordeel van grommunio uit. De wedstrijd is gericht “op overheidsinstanties op federaal, staats- en lokaal niveau die open source software (OSS) gebruiken als sleutel tot de digitale transformatie van hun administratie”

Anti-spam al geïntegreerd met Rspamd

Deze rol past ook perfect bij grommunio, vooral omdat de open-source groupware het spamfilter Rspamd al heeft ingebouwd - een groot voordeel ten opzichte van “traditionele” Exchange-oplossingen en een aanzienlijke vereenvoudiging voor beheerders en gebruikers in hun dagelijkse werk. “In de digitalisering van het openbaar bestuur betekent “Rspamd als open-source spamfilter een belangrijke technische vooruitgang”, aldus de KDO.”

grommunio - Dashboard server-gebruik](/img/posts/26-04-21_grommunio-dashboard-server-gebruik.webp)

De beheerinterface van de grommunio-server in Radolfshausen. De applicatie heeft zeer weinig bronnen nodig en draait op een virtuele machine in een gemeentelijk datacenter.

Zeer stabiel vanaf het begin”

Maar moderne spamfilters zijn niet de enige reden waarom het de moeite waard is om over te stappen op open source software. Vandaag, enkele maanden en ervaringen later, zegt beheerder Lothar Jagemann: “Migreren van Exchange naar grommunio is haalbaar. Hoewel veranderingen zeker nodig zijn bij het ondernemen van een dergelijk project, heeft grommunio vanaf het begin zeer stabiel gedraaid. Als gevolg daarvan is de acceptatie door de medewerkers erg hoog. In de afgelopen 3 maanden hebben we slechts 2 profielen hoeven vernieuwen."

"Migratie is de moeite waard” - “een succesvol en robuust alternatief voor Exchange”

Volgens Jonas Wucherpfennig, plaatsvervangend hoofd van de afdeling, is dit een duidelijk bewijs dat “het loont om niet altijd de makkelijkste weg van de minste weerstand te nemen of eraan vast te houden. Vandaag kunnen we met zekerheid zeggen: grommunio is een succesvol, intuïtief en digitaal slim alternatief voor traditionele uitwisselingssystemen voor overheidsadministraties.”

grommunio RSPAMD - statistieken](/img/posts/26-04-21_RSPAMD-statistics.webp)

Rspamd in actie in Radolfshausen

Migratie in een weekend

Om ervoor te zorgen dat de migratie soepel verliep, begonnen de beheerders met een testfase waarin ze gegevens exporteerden uit en importeerden in het testsysteem. Vervolgens werden tests uitgevoerd met de nieuwste 64-bits versies van Outlook (LTSC, 2024) en verschillende bedrijfsapplicaties. Toen duidelijk was dat er zich geen onverwachte problemen zouden voordoen, werd de feitelijke migratie in een weekend voltooid - op de achtergrond en zonder dat de gebruikers er iets van merkten.

”Je moet het gewoon proberen”

En het ging allemaal heel snel: de migratie was al een paar maanden na aanvang van het project voltooid. “Iedereen die een migratie als deze onderneemt, realiseert zich al snel dat het veranderen van mailserver de makkelijkste manier is om los te komen van Microsoft, in ieder geval gedeeltelijk. Je moet het gewoon proberen,” legt Lothar Jagemann uit.

Aanzienlijk lagere bedrijfskosten

“Het is duidelijk dat een migratie als deze aanvankelijk meer kost dan de huidige oplossing - dat is normaal bij elke migratie. Maar zelfs nu alles soepel verloopt, zijn de bedrijfskosten aanzienlijk lager dan bij Microsoft,” legt Wucherpfennig uit.

“Tegelijkertijd hebben we nu veel meer functionaliteit, ook al zijn de werkprocessen hetzelfde gebleven. Oké, wij in IT hebben nu meer verantwoordelijkheid, maar dat betekent meestal ook snellere oplossingen voor gebruikers. En de vooruitzichten zijn geweldig, want als we willen, kunnen we ook Mattermost, Jitsi en Nextcloud introduceren-grommunio levert deze componenten, maar we gebruiken ze nog niet.”

Webmail beveiligd met Keycloak en 2FA

Vandaag de dag gebruiken al meer dan 40 mensen het grommunio product: administratie, IT, gemeenten en scholen. Het systeem maakt gebruik van de mailserver zelf, de webmailinterface die beveiligd is met Keycloak twee-factor authenticatie, de ingebouwde archiveringsoplossing en verschillende anti-spamtechnieken. Naast het eerder genoemde Rspamd worden ook Fail2Ban (servers van ongewenste afzenders kunnen op verzoek volledig worden geblokkeerd) en witte en zwarte lijsten gebruikt om medewerkers zoveel mogelijk te behoeden voor ongewenste e-mails van online casino’s, verkopers van medische producten en prinsen uit verre landen.

grommunio KeyCloak - 2FA module voor webmail](/img/posts/26-04-21_KeyCloak-2FA-Modul-fuer-Webmail.webp)

Beveiligd met Keycloak en twee-factor authenticatie: De grommunio webinterface.

wensen en uitdagingen

Er zijn ook wensen voor toekomstige ontwikkeling. Gebruikers en beheerders zouden graag fijnere toegangscontroles willen, bijvoorbeeld voor kalenders: Tijdens de migratie bleek bijvoorbeeld dat voor schrijftoegang tot een agenda nog steeds de hele mailbox gedeeld moet worden.

Ook in de backend zou het Radolfshausen team graag een paar functies willen, hoewel deze momenteel worden afgehandeld door scripts en automatiseringen van C4, zoals bij het opruimen van oude (verwijderde) e-mails. Momenteel worden dergelijke taken afgehandeld door eenvoudige Bash-scripts via cron jobs. Partners zoals C4 zorgen dan voor modulariteit en updatebeveiliging. Nieuwe gebruikers zouden meer functies en handige tooltips in de beheerinterface zeker op prijs stellen. Daarnaast is er behoefte aan meer gedetailleerde release notes en informatie in roadmaps en updates.

Transparantie

Voor de gezamenlijke gemeente speelt het open-source- en gemeenschapsethos echter ook een grote rol: “De transparantie in softwareontwikkeling is gewoonweg uitstekend; de gemeenschap test de software, alle informatie wordt gedeeld en nieuwe functies worden pas vrijgegeven als ze de gebruikerstests hebben doorstaan.

Pas daarna worden ze opgenomen in de bedrijfsversies met ondersteuning via updates.” In Radolfshausen zijn mensen bekend met het concept van andere OSS-tools zoals Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, of zelfs van de Raspberry Pi minicomputer en het educatieve project.

Moeilijk om een prijs op te plakken: Strategische voordelen, onafhankelijkheid

Zelfs zonder volledig gebruik te maken van de mogelijkheden van grommunio, zijn de voordelen voor het gezamenlijke gemeentebestuur duidelijk: het volgt de aanbevelingen van het BSI, gebruikt digitaal soevereine, Europese software en vertrouwt op moderne, transparante en traceerbare open source software. Allemaal voordelen waar volgens de verantwoordelijken moeilijk een prijskaartje aan te hangen is.

Profiteer van de licentiestructuur van grommunio: Prijzen.