"Niezależni i bardziej odporni": grommunio w gminie Radolfshausen

Coraz więcej gmin, w tym wiele mniejszych, odchodzi od Microsoft Exchange i przyjmuje europejską alternatywę open-source grommunio. Jedną z nich jest wspólna gmina Radolfshausen, położona na wschód od Getyngi.

Tam partner grommunio zapewnia teraz, że ponad 40 miejskich skrzynek pocztowych w Radolfshausen działa sprawnie i jest niezawodnie dostępnych dla około 7500 mieszkańców.

Żegnaj, Microsoft

W “Samtgemeinde” (termin nie pochodzi od niemieckiego słowa oznaczającego aksamit “Samt”, ale od słowa “gesamt”), jedenaście gmin połączyło siły w 1973 roku, aby wykonywać powierzone im zadania w sposób scentralizowany i wydajny. Nie jest to nic niezwykłego; w samej Dolnej Saksonii istnieje ponad sto takich wspólnych gmin.

Podobnie jak wiele innych gmin, Radolfshausen zawsze polegało na Microsofcie, ale ostatnio wzrosło niezadowolenie z powodu rosnących kosztów, kwestii bezpieczeństwa i braku suwerenności cyfrowej, co doprowadziło do ogromnej zależności. Ostatecznym impulsem do działania były podwyżki cen przez dostawcę, zalecenia Federalnego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Informacji (BSI) oraz związane z ochroną danych naciski producenta na przejście do chmury.

“Przejrzystość w rozwoju oprogramowania jest po prostu wyjątkowa” - Lothar Jagemann (IT) i Jonas Wucherpfennig (zastępca kierownika działu), na zdjęciu nad jeziorem Seeburg w gminie Radolfshausen, są zachwyceni migracją do grommunio.

Bez alternatywy: grommunio

Po dogłębnej analizie przeprowadzonej przez partnera grommunio, firmę C4 Computer Consulting GmbH, osoby odpowiedzialne stwierdziły, że grommunio jest realną alternatywą dla Exchange dla wspólnej gminy.

Najbardziej decydującym czynnikiem była jednak interakcja komponentów serwera Postfix, Rspamd i Piler (dla poczty, antyspamu i archiwizacji). Bardzo pomogły również rozmowy z innymi klientami referencyjnymi grommunio, takimi jak miasto Lengerich. Inni dostawcy i obejścia nie były w stanie spełnić wymagań.

Konkurencja open-source przechyla szalę na swoją stronę

Kiedy Stowarzyszenie Przetwarzania Danych Miasta Oldenburg (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) wzięło udział w ogólnokrajowym konkursie open-source dla administracji publicznej z Rspamd, decyzja została ostatecznie podjęta na korzyść grommunio. Konkurs skierowany jest “do administracji publicznej na szczeblu federalnym, stanowym i lokalnym, które wykorzystują oprogramowanie open source (OSS) jako klucz do cyfrowej transformacji swojej administracji”

Antyspam już zintegrowany z Rspamd

Ta rola jest również idealna dla grommunio, zwłaszcza że oprogramowanie do pracy grupowej typu open source ma już wbudowany filtr antyspamowy Rspamd - jest to duża przewaga nad “tradycyjnymi” rozwiązaniami Exchange i znaczne uproszczenie dla administratorów i użytkowników w ich codziennej pracy. “W cyfryzacji administracji publicznej, ‘Rspamd jako filtr antyspamowy open-source reprezentuje znaczący postęp techniczny’, według KDO”

Interfejs administracyjny serwera grommunio w Radolfshausen. Aplikacja wymaga bardzo niewielu zasobów i działa na maszynie wirtualnej w miejskim centrum danych.

”Bardzo stabilna od samego początku”

Nowoczesne filtry antyspamowe nie są jednak jedynym powodem, dla którego warto przejść na oprogramowanie open-source. Dziś, kilka miesięcy i doświadczeń później, administrator Lothar Jagemann mówi: “Migracja z Exchange do grommunio jest wykonalna. Podczas gdy zmiany są z pewnością konieczne przy podejmowaniu takiego projektu, grommunio działa bardzo stabilnie od samego początku. W rezultacie akceptacja pracowników jest bardzo wysoka. W ciągu ostatnich 3 miesięcy musieliśmy odnowić tylko 2 profile"

"Migracja jest tego warta” - “udana i solidna alternatywa dla Exchange”

Według Jonasa Wucherpfenniga, zastępcy kierownika działu, jest to wyraźny dowód na to, że “nie zawsze opłaca się wybierać lub trzymać się najłatwiejszej ścieżki najmniejszego oporu. Dziś możemy z całą pewnością powiedzieć: grommunio jest udaną, intuicyjną i cyfrową alternatywą dla tradycyjnych systemów wymiany dla administracji publicznej”

Rspamd w akcji w Radolfshausen

migracja #### w weekend

Aby upewnić się, że migracja przebiegła sprawnie, administratorzy rozpoczęli od fazy testowej, w której wyeksportowali dane z systemu testowego i zaimportowali je do niego. Kolejne testy przeprowadzono przy użyciu najnowszych 64-bitowych wersji programu Outlook (LTSC, 2024) i różnych aplikacji biznesowych. Gdy stało się jasne, że nie wystąpią żadne nieoczekiwane problemy, faktyczna migracja została zakończona w ciągu jednego weekendu - w tle i bez zauważenia przez użytkowników.

”Po prostu trzeba spróbować”

A wszystko to stało się bardzo szybko: migracja została zakończona zaledwie kilka miesięcy po rozpoczęciu projektu. “Każdy, kto podejmuje się takiej migracji, szybko zdaje sobie sprawę, że zmiana serwera pocztowego to najprostszy sposób na przynajmniej częściowe uniezależnienie się od Microsoftu. Po prostu trzeba spróbować” - wyjaśnia Lothar Jagemann.

Znacznie niższe koszty operacyjne

“To oczywiste, że taka migracja kosztuje początkowo więcej niż obecne rozwiązanie - to normalne w przypadku każdej migracji. Ale nawet teraz, gdy wszystko działa płynnie, koszty operacyjne są znacznie niższe niż w przypadku Microsoftu” - wyjaśnia Wucherpfennig.

“Jednocześnie jednak mamy teraz znacznie więcej funkcji, mimo że procesy pracy pozostały takie same. Ok, my w IT mamy teraz większą odpowiedzialność, ale to zwykle oznacza również szybsze rozwiązania dla użytkowników. A perspektywy są świetne, ponieważ jeśli chcemy, możemy również wprowadzić Mattermost, Jitsi i Nextcloud - Grommunio zapewnia te komponenty, ale jeszcze ich nie używamy “

Webmail zabezpieczony za pomocą Keycloak i 2FA

Obecnie ponad 40 osób korzysta już z produktu grommunio - w administracji, IT, gminach i szkołach. System wykorzystuje sam serwer pocztowy, interfejs poczty internetowej zabezpieczony dwuskładnikowym uwierzytelnianiem Keycloak, wbudowane rozwiązanie do archiwizacji oraz różne techniki antyspamowe. Oprócz wspomnianego Rspamd, Fail2Ban (serwery niechcianych nadawców mogą być całkowicie zablokowane na żądanie), a także białe i czarne listy są również używane, aby w jak największym stopniu uchronić pracowników przed niechcianymi wiadomościami e-mail od kasyn online, sprzedawców produktów medycznych i książąt z odległych krain.

grommunio KeyCloak - moduł 2FA dla webmaila](/img/posts/26-04-21_KeyCloak-2FA-Modul-fuer-Webmail.webp)

Zabezpieczone za pomocą Keycloak i uwierzytelniania dwuskładnikowego: Interfejs internetowy grommunio.

Życzenia i wyzwania

Istnieją również życzenia dotyczące przyszłego rozwoju. Użytkownicy i administratorzy chcieliby bardziej precyzyjnej kontroli dostępu, na przykład dla kalendarzy: Podczas migracji okazało się na przykład, że dostęp do zapisu w kalendarzu nadal wymaga udostępnienia całej skrzynki pocztowej.

Również w backendzie zespół Radolfshausen chciałby mieć kilka funkcji, choć są one obecnie obsługiwane przez skrypty i automatyzacje z C4, takie jak czyszczenie starych (usuniętych) wiadomości e-mail. Obecnie takie zadania są obsługiwane przez proste skrypty Bash za pośrednictwem zadań cron. Partnerzy tacy jak C4 zapewniają wtedy modułowość i bezpieczeństwo aktualizacji. Nowi użytkownicy z pewnością doceniliby więcej funkcji i pomocne podpowiedzi w interfejsie administratora. Ponadto istnieje zapotrzebowanie na bardziej szczegółowe informacje o wydaniach i aktualizacjach.

Przejrzystość

Jednak dla wspólnej gminy etos open source i społeczności również odgrywa ważną rolę: “Przejrzystość w rozwoju oprogramowania jest po prostu wyjątkowa; społeczność testuje oprogramowanie, wszystkie informacje są udostępniane, a nowe funkcje są udostępniane dopiero po przejściu testów użytkowników.

Dopiero wtedy są one włączane do wersji korporacyjnych ze wsparciem poprzez aktualizacje” W Radolfshausen ludzie znają tę koncepcję z innych narzędzi OSS, takich jak Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, a nawet z minikomputera Raspberry Pi i projektu edukacyjnego.

Trudno wycenić: Korzyści strategiczne, niezależność

Nawet bez pełnego wykorzystania możliwości grommunio, korzyści dla wspólnej administracji miejskiej są oczywiste: postępuje zgodnie z zaleceniami BSI, korzysta z suwerennego cyfrowo, europejskiego oprogramowania i polega na nowoczesnym, przejrzystym i identyfikowalnym oprogramowaniu typu open source. Według osób odpowiedzialnych, wszystkie te korzyści trudno wycenić.

Skorzystaj ze struktury licencjonowania grommunio: Cennik.