"Independiente y más resistente": grommunio en el municipio de Radolfshausen

Cada vez son más los municipios, incluidos muchos pequeños, que abandonan Microsoft Exchange y adoptan la alternativa europea de código abierto grommunio. Uno de ellos es el municipio mancomunado de Radolfshausen, situado al este de Gotinga.

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Allí, un socio de grommunio se encarga ahora de que más de 40 buzones municipales de Radolfshausen funcionen sin problemas y sean accesibles de forma fiable para los aproximadamente 7.500 residentes.

Adiós, Microsoft

En el “Samtgemeinde” (el término no procede de la palabra alemana para terciopelo “Samt”, sino de la palabra “gesamt”), once municipios unieron sus fuerzas en 1973 para llevar a cabo las tareas que les habían sido asignadas de forma centralizada y eficiente. No es nada inusual; sólo en Baja Sajonia hay más de cien municipios mancomunados de este tipo.

Como muchos otros de ellos, Radolfshausen siempre había confiado en Microsoft, pero en los últimos tiempos había crecido el descontento por el aumento de los costes, los problemas de seguridad y la falta de soberanía digital, que se traducía en una dependencia masiva. El impulso final para actuar vino de las subidas de precios del proveedor, las recomendaciones de la Oficina Federal de Seguridad de la Información (BSI) y la presión del fabricante relacionada con la protección de datos para pasarse a la nube.

grommunio independiente y más resistente en Radolfshausen - Lothar Jagemann (informático) y Jonas Wucherpfennig (jefe adjunto de departamento) en Radolfshausen](/img/posts/26-04-21_Jagemann-Wucherpfennig.webp)

“La transparencia en el desarrollo de software es sencillamente excepcional” - Lothar Jagemann (IT) y Jonas Wucherpfennig (Jefe de Departamento Adjunto), en la foto en el Lago Seeburg en el Municipio Conjunto de Radolfshausen, están encantados con la migración a grommunio.

No hay alternativa: grommunio

Tras un análisis en profundidad apoyado por el socio de grommunio C4 Computer Consulting GmbH, los responsables determinaron que grommunio era una alternativa viable a Exchange para el municipio mancomunado.

Sin embargo, el factor más decisivo fue la interacción de los componentes del servidor Postfix, Rspamd y Piler (para correo, antispam y archivado). Las conversaciones con otros clientes de referencia de grommunio, como la ciudad de Lengerich, también ayudaron mucho. Otros proveedores y soluciones no podían cumplir los requisitos.

La competencia del código abierto inclina la balanza

Cuando la Asociación Municipal de Procesamiento de Datos de Oldenburgo (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) participó en el concurso nacional open-source competition para la administración pública con Rspamd, la decisión se decantó finalmente a favor de grommunio. El concurso está dirigido “a las administraciones públicas a nivel federal, estatal y local que utilizan software de código abierto (OSS) como clave para la transformación digital de su administración.”

Antispam ya integrado con Rspamd

Esta función también encaja a la perfección en grommunio, sobre todo porque el groupware de código abierto ya cuenta con el filtro antispam Rspamd integrado, lo que supone una gran ventaja frente a las soluciones Exchange “tradicionales” y una importante simplificación para administradores y usuarios en su trabajo diario. “En la digitalización de la administración pública, ‘Rspamd como filtro de spam de código abierto representa un avance técnico significativo’, según la KDO”

grommunio - Dashboard server utilization](/img/posts/26-04-21_grommunio-dashboard-server-utilization.webp)

La interfaz de administración del servidor de grommunio en Radolfshausen. La aplicación requiere muy pocos recursos y se ejecuta en una máquina virtual en un centro de datos municipal.

”Muy estable desde el principio”

Pero los modernos filtros de spam no son la única razón por la que merece la pena pasarse al software de código abierto. Hoy, varios meses y experiencias después, el administrador Lothar Jagemann afirma: “Migrar de Exchange a grommunio es factible. Si bien es cierto que es necesario realizar cambios cuando se emprende un proyecto de este tipo, grommunio ha funcionado de forma muy estable desde el principio. Como resultado, la aceptación por parte de los empleados es muy alta. En los últimos 3 meses, sólo hemos tenido que renovar 2 perfiles."

"La migración merece la pena” - “una alternativa exitosa y robusta a Exchange”

Según Jonas Wucherpfennig, jefe adjunto del departamento, esta es una prueba clara de que “merece la pena no tomar o seguir siempre el camino más fácil y de menor resistencia. Hoy podemos afirmar con rotundidad: grommunio es una alternativa exitosa, intuitiva y digitalmente inteligente a los sistemas tradicionales de intercambio para la administración pública.”

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Rspamd en acción en Radolfshausen

Migración en un fin de semana

Para asegurarse de que la migración se realizaba sin contratiempos, los administradores comenzaron con una fase de prueba en la que exportaban datos desde el sistema de prueba y los importaban a él. Las pruebas posteriores se realizaron con las últimas versiones de 64 bits de Outlook (LTSC, 2024) y varias aplicaciones de línea de negocio. Una vez que quedó claro que no surgirían problemas inesperados, la migración real se completó durante un fin de semana, en segundo plano y sin que los usuarios notaran nada.

”Sólo hay que probarlo”

Y todo fue muy rápido: la migración se completó apenas unos meses después de iniciarse el proyecto. “Cualquiera que emprenda una migración como ésta se da cuenta rápidamente de que cambiar de servidor de correo es la forma más fácil de desvincularse de Microsoft, al menos parcialmente. Sólo hay que intentarlo”, explica Lothar Jagemann.

Reducción significativa de los costes operativos

“Está claro que una migración como ésta, cuesta más al principio que la solución actual; eso es normal con cualquier migración. Pero incluso ahora, con todo funcionando sin problemas, los costes operativos son significativamente más bajos que con Microsoft”, explica Wucherpfennig.

“Al mismo tiempo, sin embargo, ahora tenemos mucha más funcionalidad, aunque los procesos de trabajo sigan siendo los mismos. De acuerdo, en TI tenemos ahora más responsabilidad, pero eso suele significar también soluciones más rápidas para los usuarios. Y las perspectivas son estupendas, porque si queremos, también podemos introducir Mattermost, Jitsi y Nextcloud-grommunio proporciona estos componentes, pero aún no los estamos utilizando.”

Webmail protegido con Keycloak y 2FA

En la actualidad, más de 40 personas utilizan ya el producto grommunio, en la administración, TI, ayuntamientos y escuelas. El sistema utiliza el propio servidor de correo, la interfaz de webmail protegida con la autenticación de dos factores Keycloak, la solución de archivado integrada y diversas técnicas antispam. Además del ya mencionado Rspamd, también se utilizan Fail2Ban (los servidores de remitentes no deseados pueden bloquearse por completo previa solicitud) y listas blancas y negras para evitar en la medida de lo posible que los empleados reciban correos electrónicos no deseados de casinos en línea, vendedores de productos médicos y príncipes de tierras lejanas.

grommunio KeyCloak - módulo 2FA para webmail](/img/posts/26-04-21_KeyCloak-2FA-Modul-fuer-Webmail.webp)

Protegido con Keycloak y autenticación de dos factores: La interfaz web de grommunio.

Deseos y desafíos

También hay deseos para el desarrollo futuro. A los usuarios y administradores les gustaría tener controles de acceso más precisos, por ejemplo para los calendarios: Durante la migración, resultó, por ejemplo, que el acceso de escritura a un calendario sigue requiriendo que se comparta todo el buzón.

También en el backend, el equipo de Radolfshausen desearía algunas funciones, aunque actualmente se gestionan mediante scripts y automatizaciones de C4, como cuando se limpian correos electrónicos antiguos (eliminados). Actualmente, estas tareas se gestionan mediante simples scripts Bash a través de cron jobs. Socios como C4 garantizan así la modularidad y la seguridad de las actualizaciones. Los nuevos usuarios agradecerían sin duda más funciones y consejos útiles en la interfaz de administración. Además, existe el deseo de contar con notas de lanzamiento e información más detalladas en las hojas de ruta y las actualizaciones.

Transparencia

Para el ayuntamiento, sin embargo, el espíritu comunitario y de código abierto también desempeña un papel importante: “La transparencia en el desarrollo de software es sencillamente excepcional; la comunidad prueba el software, se comparte toda la información y las nuevas funciones sólo se publican cuando han superado las pruebas de los usuarios.

Sólo entonces se incorporan a las versiones de empresa con soporte mediante actualizaciones” En Radolfshausen, la gente está familiarizada con el concepto por otras herramientas de OSS como Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, o incluso por el miniordenador y proyecto educativo Raspberry Pi.

Difícil ponerle precio: Ventajas estratégicas, independencia

Incluso sin utilizar plenamente las capacidades de grommunio, los beneficios para la administración municipal conjunta son claros: sigue las recomendaciones de la BSI, utiliza software europeo de soberanía digital y confía en software de código abierto moderno, transparente y trazable. Todos ellos son beneficios a los que es difícil poner precio, según sus responsables.

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