"Nezávislý a odolnější": grommunio v obci Radolfshausen

Stále více obcí, včetně mnoha menších, se odklání od systému Microsoft Exchange a zavádí evropskou open-source alternativu grommunio. Jednou z nich je i Radolfshausen Joint Municipality, která se nachází východně od Göttingenu.

Tamní partner grommunio nyní zajišťuje bezproblémový provoz více než 40 obecních poštovních schránek v Radolfshausenu, které jsou spolehlivě dostupné pro přibližně 7 500 obyvatel.

Sbohem, Microsofte

V “Samtgemeinde” (termín nepochází z německého slova pro samet “Samt”, ale ze slova “gesamt”) se v roce 1973 spojilo jedenáct obcí, aby centralizovaně a efektivně plnily úkoly, které jim byly svěřeny. To není nic neobvyklého, jen v Dolním Sasku je takovýchto společných obcí více než sto.

Stejně jako mnoho dalších z nich se i Radolfshausen vždy spoléhal na Microsoft, ale v poslední době vzrostla nespokojenost kvůli rostoucím nákladům, bezpečnostním problémům a nedostatečné digitální suverenitě, což vedlo k masivní závislosti. Konečným impulsem k akci bylo zvýšení cen ze strany poskytovatele, doporučení Spolkového úřadu pro bezpečnost informací (BSI) a tlak výrobce související s ochranou dat, aby přešel na cloud.

“Transparentnost vývoje softwaru je prostě vynikající” - Lothar Jagemann (IT) a Jonas Wucherpfennig (zástupce vedoucího odboru), na snímku u jezera Seeburg ve společné obci Radolfshausen, jsou z přechodu na grommunio nadšeni.

Žádná alternativa: grommunio

Po hloubkové analýze, kterou podpořil partner grommunio, společnost C4 Computer Consulting GmbH, odpovědní lidé zjistili, že grommunio je pro společnou obec životaschopnou alternativou k Exchange.

Rozhodujícím faktorem však byla souhra serverových komponent Postfix, Rspamd a Piler (pro poštu, antispam a archivaci). Hodně pomohly i rozhovory s dalšími referenčními zákazníky grommunio, například s městem Lengerich. Jiní poskytovatelé a řešení nedokázali splnit požadavky.

Open-source konkurence převáží misky vah

Když se Sdružení pro zpracování dat v obci Oldenburg (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) zúčastnilo celostátní open-source soutěže pro veřejnou správu s Rspamd, bylo nakonec rozhodnuto ve prospěch grommunio. Soutěž je určena “orgánům veřejné správy na spolkové, zemské a místní úrovni, které používají open-source software (OSS) jako klíč k digitální transformaci své správy”

Anti-spam je již integrován s Rspamd

Tato role je pro grommunio také ideální, zejména proto, že tento open-source groupware má již integrovaný antispamový filtr Rspamd - což je oproti “tradičním” řešením Exchange velká výhoda a pro správce i uživatele představuje výrazné zjednodušení každodenní práce. “V rámci digitalizace veřejné správy představuje ‘Rspamd jako open-source spamový filtr významný technický pokrok’,” uvádí KDO.”

Administrační rozhraní serveru grommunio v Radolfshausenu. Aplikace vyžaduje velmi málo prostředků a běží na virtuálním stroji v městském datovém centru.

”Velmi stabilní od samého začátku”

Moderní spamové filtry však nejsou jediným důvodem, proč se vyplatí přejít na open-source software. Dnes, o několik měsíců a zkušeností později, správce Lothar Jagemann říká: “Migrace z Exchange na grommunio je proveditelná. I když jsou při realizaci takového projektu jistě nutné změny, grommunio funguje od samého počátku velmi stabilně. Výsledkem je, že akceptace ze strany zaměstnanců je velmi vysoká. Za poslední 3 měsíce jsme museli obnovit pouze 2 profily."

"Migrace stojí za to” - “úspěšná a robustní alternativa k Exchange”

Podle Jonase Wucherpfenniga, zástupce vedoucího oddělení, je to jasný důkaz toho, že “se nevyplatí jít vždy tou nejjednodušší cestou nejmenšího odporu nebo se jí držet. Dnes můžeme s jistotou říci: grommunio je úspěšnou, intuitivní a digitálně zdatnou alternativou k tradičním výměnným systémům pro veřejnou správu.”

Rspamd v akci v Radolfshausenu

Migrace během víkendu

Aby se správci ujistili, že migrace proběhla hladce, začali testovací fází, ve které exportovali data z testovacího systému a importovali je do něj. Následné testy byly provedeny s použitím nejnovějších 64bitových verzí aplikace Outlook (LTSC, 2024) a různých liniových aplikací. Jakmile bylo jasné, že se nevyskytnou žádné neočekávané problémy, byla skutečná migrace dokončena během víkendu - na pozadí a aniž by si uživatelé čehokoli všimli.

”Musíte to prostě zkusit”

A vše proběhlo velmi rychle: migrace byla dokončena jen několik měsíců po zahájení projektu. “Každý, kdo se pustí do podobné migrace, si rychle uvědomí, že změna poštovního serveru je nejjednodušší způsob, jak se alespoň částečně odpoutat od společnosti Microsoft. Stačí to jen zkusit,” vysvětluje Lothar Jagemann.

Výrazně nižší provozní náklady

“Je jasné, že taková migrace, jako je tato, stojí zpočátku více než současné řešení - to je normální u každé migrace. Ale i nyní, když vše běží hladce, jsou provozní náklady výrazně nižší než u společnosti Microsoft,” vysvětluje Wucherpfennig.

“Zároveň však nyní máme mnohem více funkcí, i když pracovní procesy zůstaly stejné. Dobře, my v IT máme nyní větší odpovědnost, ale to obvykle znamená i rychlejší řešení pro uživatele. A výhled je skvělý, protože pokud budeme chtít, můžeme zavést i Mattermost, Jitsi a Nextcloud - Grommunio tyto komponenty poskytuje, ale my je zatím nepoužíváme.”

webmail #### zabezpečený pomocí Keycloak a 2FA

Dnes již produkt grommunio používá více než 40 lidí - v administrativě, IT, obcích a školách. Systém využívá samotný poštovní server, webmailové rozhraní zabezpečené dvoufaktorovou autentizací Keycloak, vestavěné archivační řešení a různé antispamové techniky. Kromě již zmíněného Rspamd se využívá také Fail2Ban (servery nežádoucích odesílatelů lze na vyžádání zcela zablokovat) a bílé a černé seznamy, aby byli zaměstnanci co nejvíce ušetřeni nežádoucích e-mailů od online kasin, prodejců zdravotnických produktů a princů z dalekých zemí.

Zabezpečení pomocí Keycloak a dvoufaktorového ověřování: Webové rozhraní grommunio.

Přání a výzvy

Existují také přání pro budoucí vývoj. Uživatelé a administrátoři by si přáli jemněji vyladěné řízení přístupu, například ke kalendáři: Během migrace se například ukázalo, že přístup k zápisu do kalendáře stále vyžaduje sdílení celé schránky.

Také v backendu by tým Radolfshausen uvítal několik funkcí, ačkoli o ně se v současné době starají skripty a automatizace z C4, například při čištění starých (smazaných) e-mailů. V současné době jsou takové úlohy řešeny jednoduchými skripty Bash prostřednictvím cronových úloh. Partneři jako C4 pak zajišťují modularitu a bezpečnost aktualizací. Noví uživatelé by jistě ocenili více funkcí a užitečné tooltipy v administrátorském rozhraní. Kromě toho si přejí podrobnější poznámky k vydání a informace v mapách a aktualizacích.

Transparentnost

Pro společnou obec však hraje velkou roli také étos otevřeného kódu a komunity: “Transparentnost při vývoji softwaru je prostě vynikající; komunita software testuje, všechny informace jsou sdíleny a nové funkce jsou uvolňovány až poté, co projdou uživatelským testováním.

Teprve poté jsou začleněny do podnikových verzí s podporou prostřednictvím aktualizací.” V Radolfshausenu znají tento koncept z jiných OSS nástrojů, jako jsou Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, nebo dokonce z minipočítače a vzdělávacího projektu Raspberry Pi.

Těžko vyčíslit cenu: Strategické výhody, nezávislost

I bez plného využití možností grommunio jsou výhody pro společnou obecní správu jasné: řídí se doporučeními BSI, používá digitálně suverénní, evropský software a spoléhá na moderní, transparentní a dohledatelný open-source software. To vše jsou podle odpovědných osob výhody, které lze jen těžko vyčíslit.

Využijte výhod licenční struktury grommunio: Ceník.