"Indépendant et plus résistant" : grommunio à la municipalité de Radolfshausen

De plus en plus de municipalités, y compris de nombreuses petites, abandonnent Microsoft Exchange et adoptent l’alternative européenne à code source ouvert grommunio. L’une d’entre elles est la commune de [Radolfshausen] (https://www.radolfshausen.de), située à l’est de Göttingen.

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À Radolfshausen, un partenaire de grommunio veille désormais à ce que plus de 40 boîtes aux lettres municipales fonctionnent sans problème et soient accessibles en toute fiabilité aux quelque 7 500 habitants.

Au revoir, Microsoft

Dans la [“Samtgemeinde”] (https://de.wikipedia.org/wiki/Samtgemeinde) (le terme ne vient pas du mot allemand pour velours “Samt” mais du mot “gesamt”), onze municipalités ont uni leurs forces en 1973 pour accomplir les tâches qui leur sont assignées de manière centralisée et efficace. Ce n’est pas inhabituel : rien qu’en Basse-Saxe, il existe plus d’une centaine de communes de ce type.

Comme beaucoup d’autres, Radolfshausen a toujours compté sur Microsoft, mais le mécontentement s’est récemment accru en raison de l’augmentation des coûts, des problèmes de sécurité et de l’absence de souveraineté numérique, ce qui a entraîné une dépendance massive. Les augmentations de prix du fournisseur, les recommandations de l’Office fédéral de la sécurité de l’information (BSI) et les pressions exercées par le fabricant en matière de protection des données pour qu’il passe à l’informatique dématérialisée ont été les derniers éléments déclencheurs de l’action.

grommunio indépendant et plus résistant à Radolfshausen - Lothar Jagemann (IT) et Jonas Wucherpfennig (chef de département adjoint) à Radolfshausen](/img/posts/26-04-21_Jagemann-Wucherpfennig.webp)

“La transparence dans le développement de logiciels est tout simplement remarquable” - Lothar Jagemann (IT) et Jonas Wucherpfennig (chef de service adjoint), photographiés ici au lac Seeburg dans la commune de Radolfshausen, sont ravis de la migration vers grommunio.

Pas d’alternative : grommunio

Après une analyse approfondie réalisée par C4 Computer Consulting GmbH, partenaire de grommunio, les responsables ont déterminé que grommunio était une alternative viable à Exchange pour la commune.

Le facteur le plus décisif a été l’interaction des composants du serveur Postfix, Rspamd et Piler (pour le courrier, l’anti-spam et l’archivage). Les conversations avec d’autres clients de référence de grommunio, comme la ville de Lengerich, ont également beaucoup aidé. Les autres fournisseurs et solutions de contournement ne pouvaient pas répondre aux exigences.

La concurrence des logiciels libres fait pencher la balance

Lorsque l’association municipale de traitement des données d’Oldenburg (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) a participé au concours national [open-source competition] (https://open-source-wettbewerb.de/voting/rspamd/) pour l’administration publique avec Rspamd, la décision a finalement été prise en faveur de grommunio. Le concours s’adresse “aux administrations publiques aux niveaux fédéral, régional et local qui utilisent des logiciels libres comme clé de la transformation numérique de leur administration”

Anti-spam déjà intégré avec Rspamd

Ce rôle convient également parfaitement à grommunio, d’autant plus que le collecticiel open-source intègre déjà le filtre anti-spam Rspamd - un avantage majeur par rapport aux solutions Exchange “traditionnelles” et une simplification significative pour les administrateurs et les utilisateurs dans leur travail quotidien. “Dans le cadre de la numérisation de l’administration publique, ‘Rspamd en tant que filtre anti-spam open-source représente une avancée technique significative’, selon le KDO

L’interface d’administration du serveur grommunio à Radolfshausen. L’application nécessite très peu de ressources et fonctionne sur une machine virtuelle dans un centre de données municipal.

”Très stable dès le départ”

Mais les filtres anti-spam modernes ne sont pas la seule raison pour laquelle il vaut la peine de passer à un logiciel libre. Aujourd’hui, plusieurs mois et expériences plus tard, l’administrateur Lothar Jagemann déclare : “La migration d’Exchange vers grommunio est faisable. Bien que des changements soient certainement nécessaires lorsqu’on entreprend un tel projet, grommunio a fonctionné de manière très stable dès le début. Par conséquent, l’acceptation par les employés est très élevée. Au cours des trois derniers mois, nous n’avons dû renouveler que deux profils

”La migration en vaut la peine” - “une alternative réussie et robuste à Exchange”

Selon Jonas Wucherpfennig, chef adjoint du département, il s’agit là d’une preuve évidente que “cela vaut la peine de ne pas toujours prendre le chemin le plus facile ou de s’en tenir à la voie de la moindre résistance. Aujourd’hui, nous pouvons affirmer que grommunio est une alternative réussie, intuitive et numérique aux systèmes d’échange traditionnels de l’administration publique

Rspamd en action à Radolfshausen

Migration en un week-end

Pour s’assurer du bon déroulement de la migration, les administrateurs ont commencé par une phase de test au cours de laquelle ils ont exporté des données du système de test et les ont importées dans celui-ci. Les tests suivants ont été effectués avec les dernières versions 64 bits d’Outlook (LTSC, 2024) et diverses applications métier. Une fois qu’il a été clair qu’aucun problème inattendu ne surviendrait, la migration proprement dite a été réalisée en un week-end, en arrière-plan et sans que les utilisateurs s’en aperçoivent.

”Il suffit d’essayer”

Et tout s’est déroulé très rapidement : la migration a été achevée quelques mois seulement après le début du projet. “Quiconque entreprend une migration de ce type se rend rapidement compte que changer de serveur de messagerie est le moyen le plus simple de se détacher de Microsoft, du moins en partie. Il suffit d’essayer”, explique Lothar Jagemann.

Des coûts d’exploitation considérablement réduits

“Il est évident qu’une telle migration coûte plus cher au départ que la solution actuelle, ce qui est normal pour toute migration. Mais même aujourd’hui, alors que tout fonctionne bien, les coûts d’exploitation sont nettement inférieurs à ceux de Microsoft”, explique M. Wucherpfennig.

“En même temps, nous disposons de beaucoup plus de fonctionnalités, même si les processus de travail sont restés les mêmes. D’accord, nous, les informaticiens, avons plus de responsabilités, mais cela se traduit généralement par des solutions plus rapides pour les utilisateurs. Et les perspectives sont excellentes, car si nous le souhaitons, nous pouvons également introduire Mattermost, Jitsi et Nextcloud -rommunio fournit ces composants, mais nous ne les utilisons pas encore.”

Webmail sécurisé avec Keycloak et 2FA

Aujourd’hui, plus de 40 personnes utilisent déjà le produit grommunio - dans l’administration, l’informatique, les municipalités et les écoles. Le système utilise le serveur de messagerie lui-même, l’interface webmail sécurisée par l’authentification à deux facteurs Keycloak, la solution d’archivage intégrée et diverses techniques anti-spam. Outre Rspamd, déjà mentionné, Fail2Ban (les serveurs des expéditeurs indésirables peuvent être complètement bloqués sur demande) ainsi que des listes blanches et noires sont également utilisés pour épargner autant que possible aux employés les courriels indésirables provenant de casinos en ligne, de vendeurs de produits médicaux et de princes de pays lointains.

Sécurisé par Keycloak et l’authentification à deux facteurs : L’interface web de grommunio.

Souhaits et défis

Il existe également des souhaits de développement futur. Les utilisateurs et les administrateurs souhaiteraient des contrôles d’accès plus précis, par exemple pour les calendriers : Lors de la migration, il s’est avéré, par exemple, que l’accès en écriture à un calendrier nécessite toujours le partage de l’ensemble de la boîte aux lettres.

Dans le backend également, l’équipe de Radolfshausen aimerait disposer de quelques fonctionnalités, bien qu’elles soient actuellement gérées par des scripts et des automatismes de C4, comme le nettoyage des anciens courriels (supprimés). Actuellement, ces tâches sont gérées par de simples scripts Bash via des tâches cron. Des partenaires comme C4 assurent ainsi la modularité et la sécurité des mises à jour. Les nouveaux utilisateurs apprécieraient certainement davantage de fonctionnalités et d’infobulles utiles dans l’interface d’administration. De plus, il y a un désir pour des notes de version plus détaillées et des informations dans les feuilles de route et les mises à jour.

Transparence

Pour la municipalité conjointe, l’éthique des logiciels libres et de la communauté joue également un rôle majeur : “La transparence dans le développement des logiciels est tout simplement exceptionnelle ; la communauté teste le logiciel, toutes les informations sont partagées et les nouvelles fonctionnalités ne sont diffusées que lorsqu’elles ont été testées avec succès par les utilisateurs.

Ce n’est qu’ensuite qu’elles sont intégrées dans les versions d’entreprise, avec un soutien par le biais de mises à jour À Radolfshausen, les gens connaissent le concept grâce à d’autres outils OSS tels que Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, ou même grâce au mini-ordinateur Raspberry Pi et au projet éducatif.

Difficile d’y mettre un prix : Avantages stratégiques, indépendance

Même sans utiliser pleinement les capacités de grommunio, les avantages pour l’administration municipale commune sont évidents : elle suit les recommandations du BSI, utilise des logiciels européens souverains sur le plan numérique et s’appuie sur des logiciels libres modernes, transparents et traçables. Tous ces avantages sont difficilement chiffrables, selon les responsables.

Profitez de la structure de licence de grommunio : [Tarification] (/pricing/).